Unsere Datenschutzerklärung auf Deutsch finden Sie weiter unten oder hier.

Overview

Founda Health Holding B.V., doing business as Founda ("Founda," "we," "us," or "our") is the data controller for personal data processed in connection with user accounts and support interactions across the Founda platform and its hosted solutions, which include:

Image Availability

Clinical Data Availability

Document Availability

Patient Referrals

Unified Patient Records

This privacy notice applies solely to Founda-hosted solutions operated on Founda's cloud infrastructure. Organisations that deploy Founda solutions on their own infrastructure (on-premises) are the data controller for all personal data processed in that environment. This notice does not apply to on-premises deployments.

We are committed to protecting your personal information and your right to privacy. If you have any questions or concerns about this privacy notice or our practices with regard to your personal information, please contact us at privacy@founda.com.

This privacy notice describes how Founda might use your information if you:

Create login credentials to access any of the solutions mentioned above

Engage with us by ways provided by the technical teams of Founda Health ― including support tickets.

In this privacy notice, if we refer to:

"Platform," we are referring to Founda’s solutions.

"Services," we are referring to our technical support team and/or professional services team services, including any customer feedback or incident tickets.

The purpose of this privacy notice is to explain to you in the clearest way possible what information we collect, how we use it, and what rights you have in relation to it when you use the platform.

Personal data we collect about you

We collect personal information that you provide to us.

The personal information that we collect depends on your use of the platform. The personal information we collect may include the following:

First Name
Last Name
Email Address
Profile Photo
Phone Number
Employer

We collect some information automatically through functional cookies when you use the platform.

We automatically collect certain information when you visit, use or navigate the platform. This information does not reveal your specific identity (like your name or contact information) but may include device and usage information. This information is primarily needed to maintain the security and operation of the platform.

The information we automatically collect may include:

Information	Type	Categories
Log and Usage Data	Service-related, diagnostic, usage and performance	IP address, device information, browser type and settings, date/time stamps associated with your usage, pages and files viewed, searches, which features you use, error reports.
Device Data	information about your computer, phone, tablet or other device you use to access the Website	IP address (or proxy server), device and application identification numbers, location, browser type, hardware model, Internet service provider and/or mobile carrier, operating system and system configuration information.
Location Data	information about your device's location (precise or imprecise)	Geolocation data that tells us your current location (based on your IP address), opt-in GPS data.

How we use these personal data

We process your information for purposes based on legitimate business interests, the fulfilment of our contracts with you, compliance with our legal obligations, and/or your consent. The legitimate business interests include but are not limited to:

Service and Product Delivery: We use your data to provide you with the services you have requested and to manage your account.
Analytics and Improvement: We analyze how our services are used to identify product improvements and enhance the user experience. This helps us to serve you better by understanding which features are most popular and where we can make changes to improve the performance of our services. For this purpose we pseudonymize your information as much as possible.
Security and Operations: We use your data to maintain the security and operation of our services, including to detect and prevent fraud and unauthorized access.
Customer Support: We use your data to respond to your inquiries and provide you with the support you need.

We will use your information only for the purposes for which it was collected, unless we can reasonably use it for a compatible purpose and provided that we have a legal basis for further processing. If you would like to receive more information on how we process your information, please contact us at our email: privacy@founda.com.

Sharing your personal data

We only share your information with your consent, at your request for the performance of a contract, to comply with legal obligations, or when we can rely on a legitimate business interest.

We use a limited number of trusted third-party service providers (sub-processors) to support the delivery of our hosted services, including cloud infrastructure and customer support tooling. These providers process personal data solely on our instructions and under contractual data protection obligations. A list of our current sub-processors is available upon request at privacy@founda.com.

We may need to further process your data or share your personal information in the following situations:

Business Transfers. We may share or transfer your information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business to another company.
Affiliates. We may share your information with our affiliates, in which case we will require those affiliates to honor this privacy notice. Affiliates include our parent company and any subsidiaries, joint venture partners or other companies that we control or that are under common control with us.

If you have a complaint about how Founda Health handles your personal data, you can submit a data protection complaint using the form below.

Data Protection Complaint Form

Complaints will be acknowledged within 2 weeks, investigated, and responded to with an outcome without undue delay. If you are unsatisfied with the outcome, you have the right to escalate the matter to your national data protection authority.

How long we keep your personal data

We will hold your personal data for the period needed to serve our legitimate business interests and as agreed to by your consent. Wherever possible and to the greatest extent, we apply data minimization principles and limit the retention of data to what is strictly necessary.

We will only keep your personal information for as long as it is necessary for the purposes set out in this privacy notice, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as the sharing of data with authorities related to abuse of this website).

Once the applicable retention period expires, we securely delete or anonymize your personal data.

Protection of your personal data

We have implemented appropriate technical and organizational security measures designed to protect any personal information we process.

However, despite our safeguards and efforts to secure your information, no electronic transmission over the Internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorized third parties will not be able to defeat our security, and improperly collect, access, steal, or modify your information.

Although we will do our best to protect your personal information, transmission of personal information to and from our Website is at your own risk. You should only access the Website within a secure environment.

Your privacy rights

If you are a resident of the EU and/or UK, you have certain rights under applicable data protection laws. These may include:

The right to access - You have the right to request Founda Health for copies of your personal data.
The right to rectification - You have the right to request that Founda Health correct any information you believe is inaccurate. You have the right to request Founda Health to complete information you believe is incomplete.
The right to erasure - You have the right to request that Founda Health erase your personal data, under certain conditions.
The right to restrict processing - You have the right to request that Founda Health restrict the processing of your personal data, under certain conditions.
The right to object to processing - You have the right to object to Founda Health’s processing of your personal data, under certain conditions.
The right to data portability - You have the right to request that Founda Health transfer the data that we have collected to another organization, or directly to you, under certain conditions.

If you make a request, we have one month to respond to you. If you would like to exercise any of these rights, please contact us at our email: privacy@founda.com

We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.

If we are relying on your consent to process your personal information, you have the right to withdraw your consent at any time. Please note however that this will not affect the lawfulness of the processing before its withdrawal, nor will it affect the processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

If you are a resident in the EEA or UK and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your local data protection supervisory authority. You can find their contact details here: https://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

If you are a resident in Switzerland, the contact details for the data protection authorities are available here: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html.

If you are a resident in the USA, you can file a complaint with us or with the U.S. Department of Health and Human Services if you believe your privacy rights have been violated. If you are a resident of California, you are granted specific rights regarding access to your personal information under the California Consumer Protection Act (the “CCPA”).The CCPA permits our users who are California residents to request and obtain from us, once a year and free of charge, information about categories of personal information (if any) we disclosed to third parties for direct marketing purposes and the names and addresses of all third parties with which we shared personal information in the immediately preceding calendar year. If you are a California resident and would like to make such a request, please submit your request in writing to us at privacy@founda.com.

If you are under 18 years of age and reside in California, you have the right to request removal of unwanted data that you shared with us or was captured by us during your use of this website. To request removal of such data, please contact us at privacy@founda.com, and include the email address associated with your account and a statement that you reside in California. We will make sure the data is not publicly displayed on the Website, but please be aware that the data may not be completely or comprehensively removed from all our systems (e.g. backups, etc.).

Contact details

If you have questions or comments about this notice, you may contact us by email at privacy@founda.com, or by phone at +31 (0)20 244 4828. If you wish to contact us by other means, please see our contact page for our most recent details.

Datenschutzerklärung

Übersicht

Founda Health Holding B.V., handelnd unter dem Namen Founda („Founda“, „wir“, „uns“ oder „unser“), ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Benutzerkonten und Support-Interaktionen auf der gesamten Founda Plattform und den von ihr gehosteten Lösungen verarbeitet werden, darunter:

Image Availability

Clinical Data Availability

Document Availability

Patient Referrals

Unified Patient Records

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für von Founda gehostete Lösungen, die auf der Cloud-Infrastruktur von Founda betrieben werden. Organisationen, die Founda-Lösungen auf ihrer eigenen Infrastruktur (on-premise) einsetzen, sind die für die Verarbeitung Verantwortlichen für alle in dieser Umgebung verarbeiteten personenbezogenen Daten. Diese Erklärung gilt nicht für den On-premise-Deployments.

Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten und Ihr Recht auf Privatsphäre zu schützen. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an privacy@founda.com.

In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie Founda Ihre Daten möglicherweise verwendet, wenn Sie:

Anmeldedaten erstellen, um auf eine der oben genannten Lösungen zuzugreifen,
über die von den technischen Teams von Founda Health bereitgestellten Kanäle mit uns in Kontakt treten – einschließlich Support-Tickets.

Wenn wir in dieser Datenschutzerklärung von folgenden Begriffen sprechen:

„Plattform“, meinen wir damit die Lösungen von Founda.
„Dienstleistungen“, meinen wir damit die Leistungen unseres technischen Support-Teams und/oder unseres Professional-Services-Teams, einschließlich jeglicher Kundenfeedbacks oder Störungsmeldungen.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Ihnen so verständlich wie möglich erläutern, welche Daten wir erfassen, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben, wenn Sie die Plattform nutzen.

Personenbezogene Daten, die wir über Sie erfassen

Wir erfassen personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Welche personenbezogenen Daten wir erfassen, hängt von Ihrer Nutzung der Plattform ab. Zu den von uns erfassten personenbezogenen Daten können folgende gehören:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Profilfoto
Telefonnummer
Arbeitgeber

Wir erfassen einige Daten automatisch über funktionale Cookies, wenn Sie die Plattform nutzen.

Wir erfassen bestimmte Daten automatisch, wenn Sie die Plattform besuchen, nutzen oder darauf navigieren. Diese Daten geben keine Rückschlüsse auf Ihre konkrete Identität (wie Ihren Namen oder Ihre Kontaktdaten), können jedoch Geräte- und Nutzungsdaten umfassen. Diese Daten werden in erster Linie benötigt, um die Sicherheit und den Betrieb der Plattform zu gewährleisten.

Zu den Daten, die wir automatisch erfassen, können gehören:

Informationen	Typ	Kategorien
Protokoll- und Nutzungsdaten	Service-bezogen, Diagnose, Nutzung und Leistung	IP-Adresse, Geräteinformationen, Browsertyp und -einstellungen, mit Ihrer Nutzung verbundene Datums- und Zeitstempel, aufgerufene Seiten und Dateien, Suchanfragen, von Ihnen genutzte Funktionen, Fehlerberichte.
Gerätedaten	Informationen über Ihren Computer, Ihr Smartphone, Ihr Tablet oder ein anderes Gerät, das Sie für den Zugriff auf die Website nutzen	IP-Adresse (oder Proxy-Server), Geräte- und Anwendungs-Identifikationsnummern, Standort, Browsertyp, Hardwaremodell, Internetdienstanbieter und/oder Mobilfunkanbieter, Betriebssystem sowie Informationen zur Systemkonfiguration.
Standortdaten	Informationen zum Standort Ihres Geräts (genau oder ungenau)	Geolokalisierungsdaten, die uns Ihren aktuellen Standort mitteilen (basierend auf Ihrer IP-Adresse), sowie GPS-Daten, deren Erfassung Sie zugestimmt haben.

Wie wir diese personenbezogenen Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken, die auf berechtigten geschäftlichen Interessen, der Erfüllung unserer Verträge mit Ihnen, der Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und/oder Ihrer Einwilligung beruhen. Zu den berechtigten geschäftlichen Interessen gehören unter anderem:

Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten: Wir verwenden Ihre Daten, um Ihnen die von Ihnen angeforderten Dienstleistungen bereitzustellen und Ihr Konto zu verwalten.
Analyse und Verbesserung: Wir analysieren, wie unsere Dienste genutzt werden, um Produktverbesserungen zu identifizieren und die Benutzererfahrung zu optimieren. Dies hilft uns, Ihnen einen besseren Service zu bieten, indem wir verstehen, welche Funktionen am beliebtesten sind und wo wir Änderungen vornehmen können, um die Leistung unserer Dienste zu verbessern. Zu diesem Zweck pseudonymisieren wir Ihre Daten so weit wie möglich.
Sicherheit und Betrieb: Wir verwenden Ihre Daten, um die Sicherheit und den Betrieb unserer Dienste aufrechtzuerhalten, einschließlich der Aufdeckung und Verhinderung von Betrug und unbefugtem Zugriff.
Kundensupport: Wir verwenden Ihre Daten, um auf Ihre Anfragen zu antworten und Ihnen die Unterstützung zu bieten, die Sie benötigen.

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, es sei denn, wir können sie in angemessener Weise für einen kompatiblen Zweck nutzen und sofern wir über eine Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung verfügen. Wenn Sie weitere Informationen darüber erhalten möchten, wie wir Ihre Daten verarbeiten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter: privacy@founda.com.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung, auf Ihren Wunsch zur Erfüllung eines Vertrags, zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen oder wenn wir uns auf ein berechtigtes Geschäftsinteresse berufen können, weiter.

Wir nutzen eine begrenzte Anzahl vertrauenswürdiger Drittanbieter (Unterauftragsverarbeiter), um die Bereitstellung unserer gehosteten Dienste zu unterstützen, darunter Cloud-Infrastruktur und Tools für den Kundensupport. Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere Anweisung hin und unter Einhaltung vertraglicher Datenschutzverpflichtungen. Eine Liste unserer aktuellen Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage unter privacy@founda.com erhältlich.

In den folgenden Situationen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten weiterverarbeiten oder Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Unternehmensübertragungen. Wir können Ihre Daten im Zusammenhang mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, den Verkauf von Unternehmensvermögen, eine Finanzierung oder die Übernahme unseres gesamten Unternehmens oder eines Teils davon an ein anderes Unternehmen weitergeben oder übertragen.
Verbundene Unternehmen. Wir können Ihre Daten an unsere verbundenen Unternehmen weitergeben; in diesem Fall verpflichten wir diese verbundenen Unternehmen, diese Datenschutzerklärung einzuhalten. Zu den verbundenen Unternehmen zählen unsere Muttergesellschaft sowie alle Tochtergesellschaften, Joint-Venture-Partner oder andere Unternehmen, die wir kontrollieren oder die unter gemeinsamer Kontrolle mit uns stehen.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Wahrung unserer berechtigten geschäftlichen Interessen erforderlich ist und wie es durch Ihre Einwilligung vereinbart wurde. Soweit möglich und im größtmöglichen Umfang wenden wir die Grundsätze der Datenminimierung an und beschränken die Speicherung der Daten auf das unbedingt Notwendige.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig (z. B. bei der Weitergabe von Daten an Behörden im Zusammenhang mit Missbrauch dieser Website).

Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist löschen wir Ihre personenbezogenen Daten sicher oder anonymisieren sie.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um alle von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen.

Trotz unserer Sicherheitsvorkehrungen und Bemühungen zum Schutz Ihrer Daten kann jedoch keine elektronische Übertragung über das Internet und keine Technologie zur Datenspeicherung als 100 % sicher garantiert werden. Daher können wir nicht versprechen oder garantieren, dass Hacker, Cyberkriminelle oder andere unbefugte Dritte unsere Sicherheitsvorkehrungen nicht umgehen und Ihre Daten unrechtmäßig erfassen, darauf zugreifen, stehlen oder verändern können.

Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, erfolgt die Übertragung personenbezogener Daten zu und von unserer Website auf Ihr eigenes Risiko. Sie sollten nur in einer sicheren Umgebung auf die Website zugreifen.

Ihre Datenschutzrechte

Wenn Sie in der EU und/oder im Vereinigten Königreich ansässig sind, stehen Ihnen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen bestimmte Rechte zu. Dazu können gehören:

Das Recht auf Auskunft – Sie haben das Recht, von Founda Health Kopien Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.
Das Recht auf Berichtigung – Sie haben das Recht, von Founda Health die Berichtigung von Informationen zu verlangen, die Ihrer Meinung nach unrichtig sind. Sie haben das Recht, von Founda Health die Vervollständigung von Informationen zu verlangen, die Ihrer Meinung nach unvollständig sind.
Das Recht auf Löschung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen von Founda Health die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen von Founda Health zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Founda Health zu widersprechen.
Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen von Founda Health zu verlangen, dass die von uns erhobenen Daten an eine andere Organisation oder direkt an Sie übermittelt werden.

Wenn Sie einen Antrag stellen, haben wir einen Monat Zeit, Ihnen zu antworten. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter: privacy@founda.com.

Wir werden jeden Antrag gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen prüfen und entsprechend handeln.

Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies weder die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beeinträchtigt, die auf anderen rechtmäßigen Verarbeitungsgrundlagen als der Einwilligung beruht.

Wenn Sie im EWR oder im Vereinigten Königreich ansässig sind und der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

Wenn Sie in der Schweiz ansässig sind, finden Sie die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden hier: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html.

Wenn Sie in den USA ansässig sind, können Sie bei uns oder beim U.S. Department of Health and Human Services Beschwerde einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden. Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, stehen Ihnen nach dem California Consumer Protection Act („CCPA“) bestimmte Rechte in Bezug auf den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu. Das CCPA erlaubt unseren Nutzern mit Wohnsitz in Kalifornien, einmal jährlich und kostenlos Informationen über Kategorien personenbezogener Daten (falls vorhanden), die wir zu Zwecken des Direktmarketings an Dritte weitergegeben haben, sowie die Namen und Anschriften aller Dritten, mit denen wir im unmittelbar vorangegangenen Kalenderjahr personenbezogene Daten geteilt haben, anzufordern und zu erhalten. Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind und einen solchen Antrag stellen möchten, senden Sie diesen bitte schriftlich an privacy@founda.com.

Wenn Sie unter 18 Jahre alt sind und in Kalifornien wohnen, haben Sie das Recht, die Entfernung unerwünschter Daten zu verlangen, die Sie mit uns geteilt haben oder die wir während Ihrer Nutzung dieser Website erfasst haben. Um die Entfernung solcher Daten zu beantragen, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@founda.com und geben Sie die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse sowie eine Erklärung an, dass Sie in Kalifornien wohnhaft sind. Wir werden dafür sorgen, dass die Daten nicht öffentlich auf der Website angezeigt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Daten möglicherweise nicht vollständig oder umfassend aus all unseren Systemen (z. B. Backups usw.) entfernt werden können.

Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Erklärung haben, können Sie uns per E-Mail unter privacy@founda.com oder telefonisch unter +31 (0)20 244 4828 erreichen. Wenn Sie uns auf anderem Wege kontaktieren möchten, finden Sie unsere aktuellen Kontaktdaten auf unserer Kontaktseite.

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